Как списать займ сотруднику

Списание займа, выданного сотруднику, требует соблюдения определенных бухгалтерских и налоговых процедур. Рассмотрим правовые основания и порядок оформления этой операции.

Законные основания для списания займа

• Истечение срока исковой давности (3 года)
• Невозможность взыскания по решению суда
• Ликвидация организации-заемщика
• Смерть заемщика при отсутствии наследников
• Договорное прощение долга

Порядок списания займа сотруднику

1. Подготовка документов

1. Договор займа с сотрудником
2. Документы, подтверждающие невозможность взыскания
3. Акт инвентаризации дебиторской задолженности
4. Приказ руководителя о списании

2. Проведение инвентаризации

Создается комиссия, которая документально подтверждает:

• Размер задолженности
• Причины невозможности взыскания
• Дату возникновения долга

3. Издание приказа

Приказ должен содержать:

• Основание для списания
• Сумму списываемого долга
• Дату списания
• Ответственных за исполнение

Бухгалтерский учет

Налоговые последствия

Для организации:

• Списанная сумма включается в состав внереализационных расходов
• Необходимо документальное подтверждение безнадежности долга

Для сотрудника:

• Списанная сумма облагается НДФЛ как материальная выгода
• Ставка НДФЛ - 13% для резидентов

Особенности прощения долга

При добровольном прощении долга необходимо:

1. Оформить дополнительное соглашение к договору займа
2. Издать приказ о прощении долга
3. Удержать НДФЛ с суммы прощенного долга

Частые ошибки

• Списание без достаточных оснований
• Отсутствие первичных документов
• Несвоевременное начисление НДФЛ
• Неправильное отражение в учете

Рекомендации

• Тщательно документируйте все этапы списания
• Проводите инвентаризацию перед списанием
• Консультируйтесь с налоговым специалистом
• Соблюдайте сроки начисления и перечисления НДФЛ

Правильно оформленное списание займа сотруднику позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и сохранит порядок в бухгалтерском учете.