Деловое письмо – официальный документ, требующий соблюдения определенных норм составления. Ниже представлен образец письма в организацию с пояснениями по каждому элементу.
Содержание
Деловое письмо – официальный документ, требующий соблюдения определенных норм составления. Ниже представлен образец письма в организацию с пояснениями по каждому элементу.
Стандартная структура делового письма
- Реквизиты отправителя и получателя
- Дата отправки
- Обращение
- Заголовок (тема письма)
- Основной текст
- Заключительная часть
- Подпись
- Приложения (при необходимости)
Образец письма в организацию
| Реквизиты отправителя: | |
| От кого: | Иванов Иван Иванович Директор ООО "ТехноПром" тел.: +7 (495) 123-45-67 email: info@techprom.ru |
| Реквизиты получателя: | |
| Кому: | Генеральному директору ООО "СтройКомплект" Петрову Петру Петровичу |
| Дата: | 15 марта 2024 г. |
Текст письма:
Уважаемый Петр Петрович!
ООО "ТехноПром" выражает заинтересованность в сотрудничестве с вашей компанией по поставке строительных материалов для нашего нового проекта.
Просим вас предоставить коммерческое предложение на поставку следующих материалов:
- Цемент марки М500 - 50 тонн
- Песок строительный - 100 тонн
- Арматура диаметром 12 мм - 5 тонн
Просим указать в коммерческом предложении:
- Цены за единицу продукции
- Условия оплаты
- Сроки поставки
- Условия доставки
Ждем вашего ответа до 25 марта 2024 года. Для оперативной связи готовы ответить на все вопросы по телефону +7 (495) 123-45-67 или электронной почте info@techprom.ru.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
Директор ООО "ТехноПром"
М.П. (печать при необходимости)
Приложение: Технические требования к материалам (3 л. в 1 экз.)
Рекомендации по составлению письма
| Элемент письма | Рекомендации |
| Обращение | Используйте имя и отчество, если они известны |
| Тема | Формулируйте кратко и конкретно |
| Основной текст | Излагайте информацию последовательно, избегайте длинных предложений |
| Требования | Формулируйте четко и конкретно |
| Сроки | Указывайте конкретные даты для ответа или выполнения |
Частые ошибки при составлении писем
- Отсутствие конкретики в просьбах и требованиях
- Излишне эмоциональный или неофициальный тон
- Отсутствие контактных данных для обратной связи
- Неуказание сроков выполнения просьбы
- Орфографические и пунктуационные ошибки
Дополнительные советы
1. Перед отправкой проверьте письмо на наличие ошибок.
2. Для важных писем используйте заказное письмо с уведомлением.
3. Сохраняйте копии всех отправленных писем.
4. При электронной переписке используйте читаемый шрифт и стандартный формат.
